Umeå University's logo

Objective: This study aimed to investigate and explore Occupational Health and Safety (OHS) management, office ergonomics, and musculoskeletal symptoms in a group of office workers relocating from cell offices to activity-based flex offices (AFOs).

Methods: The analysis was based on qualitative interview data with 77 employees and longitudinal questionnaire data from 152 employees.

Results: Results indicate that there was a need to clarify roles and processes related to the management of OHS. Self-rated sit comfort, working posture, and availability of daylight deteriorated and symptoms in neck and shoulders increased after the relocation and seemed to be influenced by many factors, such as difficulties adjusting the workstations, the availability of suitable workplaces, and age, sex, and individual needs.

Conclusion: Research on the long-term effects of physical work environments and management of (OHS) issues after implementing activity-based flex offices is sparse. This study demonstrates the importance of planning and organising OHS issue management when implementing an AFO, and to carefully implement office ergonomics among office workers.

Implementation of activity-based flex offices (AFOs) are becoming increasingly common. The aim of this study was to evaluate the effects of an AFO on perceived productivity, satisfaction, work environment and health. Questionnaire data from the longitudinal, quasi-experimental Active Office Design Study was used. The study evaluates a public organization relocating staff to either an AFO or to cell offices. Measures from baseline, 6 and 18 months after relocation, were analyzed. Employees in the AFO experienced a decreased productivity and satisfaction with the office design. Lack of privacy as well as increased noise disturbance, less satisfaction with sit comfort and work posture were reported. Employees in the AFO with work tasks requiring a high degree of concentration experienced lower productivity while those with a high proportion of teamwork rated productivity to be continually high. No significant group differences were found between the two office types in general health, cognitive stress, salutogenic health indicators or pain in the neck, shoulder or back. The study highlights the importance of taking work characteristics into account in the planning and implementation process of an AFO. Flexible and interactive tasks seem more appropriate in an AFO, whereas individual tasks demanding concentration seem less fit.

The aim of this study was to investigate facilitating and hindering factors when implementing a physical activity (PA)-promoting program among office workers moving to a flex office, by conducting a process evaluation. Additionally, we evaluated self-reported and perceived PA behaviors. With a mixed methods design, analyses were based upon data from interviews with 70 employees and repeated questionnaires from 152 employees. The PA-promoting program was fully implemented and supported by management. There was a strong health promoting culture, encouraging PA in the organization already at the start of the study. The lecture and the office design were rated as the most motivating program components. The use of stairs, breaks during meetings and social acceptance for standing and walking at work increased. Employees described a strive for variation, and how managers, the office environment, productivity and ergonomic aspects influenced sedentary behavior (SB) and PA. The need for the PA-promoting program was questioned, and the timing of the program was debated. To conclude, a strong organizational health culture combined with a facilitating physical environment can create sustainable positive PA behaviors in office settings. A thorough understanding of organizational needs and a participatory process are needed to tailor organizational interventions to decrease SB.

Activity-based Flexible Offices (AFOs) are innovations in workspace design that are being increasingly implemented in organisations. While most studies investigate satisfaction and perceived work support in AFOs, employees' workspace preferences are not addressed in the literature. The aims of this study were to (i) identify workspace preferences and non-preferences in AFOs, and (ii) investigate whether employees' workstation choices support their activities and align with their preferences. Two Swedish municipalities participated in the study. Data collection involved 27 semi-structured interviews and annotations on architectural drawings. The results showed that the interviewees preferred workstations that were both desirable and functional, and avoided workstations that were undesirable. This was due to functional, social, emotional and symbolic aspects of the workspaces as well as their physical structure and stimuli. The approach used in this paper can be adopted for improving the design of AFOs, thereby mitigating the stress of finding a suitable workstation.

Projektet Aktivitetsbaserat Kontor (AktiKon) har följt och utvärderat en förändringsprocess i Örnsköldsviks kommun där tjänstemännen i kommunen flyttade från cellkontor till antingen ett aktivitetsbaserat kontor (AB-kontor) eller ett cellkontor. Syftet med forskningsprojektet var att studera effekter på arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö och kunna jämföra med fortsatt arbete i cellkontor. Mätningar med enkäter, fokusgruppsintervjuer, gåturer och observationer utfördes 6 mån före flytt och 6 respektive 18 månader efter flytt. Individuella intervjuer av personer med upplevd funktionsnedsättning utfördes ca 10 månader efter flytt. Rörelsemätningar utfördes vid fem olika tillfällen under flyttprocessen.

I denna rapport har vi valt att redovisa enkätresultat från anställda som vi har kunnat följa över tid, d.v.s. individer där vi har resultat från enkät besvarad före flytt och från minst ett tillfälle efter flytt. Den ursprungliga studiepopulationen som studerades med denna metod bestod från början av 374 anställda och vid den sista uppföljningen, 18 månader efter flytt, av 152 anställda i AB-kontoret och 63 i cellkontoret. De två grupperna som flyttade till olika kontorsmiljöer var inte helt jämförbara. Exempelvis var det fler män och chefer som flyttade till AB-kontoret och yrkesgrupperna var inte heller lika, men alla som ingick i projektet var tjänstemän inom samma kommun.

De som flyttade till AB-kontoret upplevde den nya kontorsmiljön som estetiskt tilltalande och luftkvaliteten god. De som flyttade till nya cellkontor hade utifrån kvalitativa intervjuer inte en lika positiv uppfattning vad gäller kontorets design och inredning.

Arbetsbelastningen och olika typer av krav såg lika ut över tid för respektive grupp. Det var vid 18 månader efter flytt ingen skillnad jämfört med före flytt i hälsofrämjande arbetsfaktorer undersökta med WEMS-instrumentet (Work Experience Measurement Scale) för de som flyttat till AB-kontor. Det var inte heller någon skillnad över tid i jämförelse med de som flyttat till cellkontor. Datorstödet upplevdes mycket positivt av de som flyttade till AB-kontoret och de blev något mer nöjda än de som flyttade till cellkontor. Det fanns i AB-kontoret inte någon säker skillnad i upplevelse av samarbete mellan olika arbetsgrupper eller inom hela organisationen vid 18 månader efter flytt jämfört med utgångsläget och inte heller någon säker skillnad över tid jämfört med cellkontoret. De som flyttade till AB-kontor rapporterade efter flytten en ökad störning av ljud och besvär av bristande avskildhet. Man upplevde i genomsnitt en lägre produktivitet i AB-kontoret efter flytt och det fanns en skillnad mellan de två kontorstyperna över tid.

Cheferna var generellt nöjda med att arbeta i AB-kontor och de upplevde inte någon minskad produktivitet vid övergång till AB-kontor. I genomsnitt blev det emellertid en minskad nöjdhet med kontorets utformning i gruppen som flyttade till AB-kontor. Nöjdheten med AB-kontoret varierade beroende på yrke och typ av arbetsuppgifter. De som hade mycket enskilt och koncentrationskrävande datorarbete upplevde mindre nöjdhet efter flytt och angav att de helst ville arbeta i cellkontor om de fick välja. De som arbetade mycket i grupp, behövde vara idérika och ofta diskuterade med kollegor föredrog att arbeta i AB-kontor. Bland dem som helst ville arbeta i cellkontor fanns det en ökad förekomst av problem med stress, långvarig utmattning och psykiska besvär.

Det framkom ökade problem med koncentrationen hos de som flyttade till AB-kontor. Det fanns däremot inga säkra skillnader över tid mellan grupperna vad gäller skattning av allmän hälsa och förekomst av andra typer av besvär.

Redan före flytten hade båda grupperna tillgång till höj- och sänkbara bord och det var vanligt att arbeta stående under en rätt stor del av arbetsdagen. Efter flytten ökade tiden i gående och antal steg något i AB-kontoret jämfört med cellkontoret. I AB-kontoret fanns tillgång till gå-band, men dessa användes endast av ett fåtal anställda. Den centralt belägna öppna trappan var omtyckt och användes mycket.

Sammanfattningsvis visar studien att nöjdhet, preferens och produktivitet i AB-kontor varierar mycket beroende på vilka arbetsuppgifter man har. AB-kontoret fungerar särskilt bra för personer med ledningsuppdrag. För att AB-kontoret ska kunna fungera bra även för personer med funktionsnedsättning måste det finnas system för att fånga upp individuella problem och möjliggöra anpassningar vid behov. Detta gäller särskilt vid psykiska besvär och kognitiva svårigheter. Det är angeläget att det i AB-kontoret finns tillgång till stödytor och resurser i tillräcklig omfattning för alla de olika arbetsuppgifter som ska utföras.

En viktig erfarenhet i projektet är betydelsen av att kunna beskriva den kontext som förändringen sker i. Genom att göra en processutvärdering har det funnits möjlighet att på ett adekvat sätt tolka och förstå de effekter som framkom vid övergång till AB-kontor.

Framgångsfaktorer vid övergång till AB-kontor är noggrann kartläggning och analys före flytt, samverkan, delaktighet, överenskomna regler och förhållningssätt, och övergripande rutiner som inkluderar hela kontoret för det fortsatta arbetsmiljöarbetet.